学会長Blog
2007年11月11日
学会場と日時を決める
学会長として、まず最初にやる重要な仕事は、会場と日時を決定することです。
例年５月の土日の両日あるいはいずれかに開催しているので、事務局と協議の上、５（～６）月の週末に絞って会場探しを始めました。
規模としては数百人が集まる会合ですので、大きなコンベンションホールか、大きなホテルの宴会場などから会場を選ぶことになります。色々検討した結果、今回の学会では１００坪程度の会場が３つ必要という結論に至りました。
東京は無数にホテルがありますが、この規模の宴会場を持っているホテルとなると限定されます。また、都内や東京近県には大きなコンベンションホールがいくつかありますが、中には３ヶ月前くらいでないと正式に予約できないホールもあり、それでは学会員に事前に告知できないので、候補から外すしかありません。
また、５～６月は婚礼シーズンなので、週末にホテル宴会場で学会を行う場合、婚礼と重なる場合があります。ホテルを貸しきりにするなら話は別ですが、そうでない場合、学会と婚礼が隣り合わせでは、双方困る事態も予想されるので、そういった会場は選べません。
一般的には、学会は会長の地元（僕の場合は銀座ですので、東京都内～近県）で開催することが多いですが、中には思い切って地方都市で開催することもあります。例えば沖縄とか、北海道とか、軽井沢とか、最近知事が人気の宮崎とか、東京からでは遠くても、あえて行ってみたいと思うような場所で開催するという手もあります。かつて僕が大学病院に勤務していたころ、日本の学会長が主催するリウマチの国際学会で発表した経験がありますが、この時は、バリ島の大きなリゾートホテルで開催されました。
今回は僕の個人クリニックの主催ですので、さすがに海外までは無理ですが、東京都内、東京近県、国内のリゾート地を候補地とし、そこから目ぼしい会場を探して、空き状況と、会場費を調査することから開始しました。
この作業はとても僕一人では無理なので、学会事務局や、学会運営を代行する会社などの協力を得てリストを作りました。
地方リゾート地もいくつか候補があがり、東京開催と比べて、内容の割りに費用が安いメリットもあり、だいぶ悩みましたが、学会の重要な企画であり収入源でもある企業展示（これはまた後日のブログで触れます。）の集まりが悪くなる可能性もあり、最終的には地元開催の利を考えて、東京都内～近県のコンベンションホールから選択することにしました。
リストができたところで、実際の会場の広さ、会場費見積もり、交通の便などから６会場に絞込み、あとは直接会場を下見して決めるということになりました。
たった６会場ですが、診療の合間に見学に行くとなると、結局半日休診を作ったり、もともとの休みの日を学会の仕事に当てたりすることになりますので、結構大変でした。それでも何とか予定していたすべての会場の下見ができたのは、いつも事務局の田口さんが同行してくれて、いつも適切なアドバイスをくれたからだと思っています。
さて、実際下見に行くと、色々な問題にぶちあたります。
予算が限りなくあれば会場も贅沢できて悩むこともないのですが、学会の収入源は限られています。（これはまた後日のブログで触れます。）ですから、赤字を出さないようにするためには、常に予算を意識して会場探しをしなければなりません。しかし予算を値切りすぎて不便な場所で開催したり、ショボイ学会にしたりしたら、魅力が減って参加人数にも影響するかもしれません。
また会場が確保できるとはいっても、３会場が同じフロアや建物でないと会場間の移動が面倒ですし、参加者の流動性が滞り、活気ある学会とは言えません。
予算内で立地も良かったが、会場のフロアが複数階に分かれるためにあきらめた会場もありました。また、当初の見積もりは予算内だったが、実際に下見してみたら婚礼宴会と隣り合わせになる可能性が高いために、フロアーごと貸切のプランにしたら予算がオーバーしてしまい、あきらめざるを得ない会場もありました。
そんなこんなで、最終的に２つの候補まで絞り込みました。
今日はここまで、続きは次回のブログにて。
この記事に対するコメント一覧